איך מארגנים אירוע, מארגני אירועים

  איך מארגנים אירוע?      
 

 
לכל אלה המארגנים אירוע, להלן כמה טיפים לתכנון וארגון אירוע :

להלן מס' שלבים ושאלות לחקירת הצרכים בטרם התכנון:

  מה מטרת האירוע? 
     קיימות מטרות איכותיות ומטרות כמותיות.
     לדוגמא:
    
מטרה איכותית : גיבוש צוות - לא ניתנת למדידה כמותית
     מטרה כמותית: הבאת כמות קהל -  2000 איש

  גיוס כספים או תרומות – כמות התרומה או הכסף המיועד.
  מיהו קהל היעד? גיל המשתתפים/ סוג הקהל? פרטי/מוסדי, כמות המשתתפים
 
איזה סוג אירוע אני מתכנן? בהתאם לסוג קהל היעד/ התאמת תכנים בהתאם,   ובהתאם למטרת האירוע. האם האירוע הינו חד פעמי, או רב פעמי?
  
מהו התקציב העומד לרשותי? – גיוס תקציב
 

     
  --------------------------------------------------------------------------------       
  הבהרת מושגים

  ארגון אירוע: תכנון האירוע יכול להיות ברמה העיונית. כתיבת תכנית לאירוע.
  הפקת אירוע: הוצאה לפועל
של התכנית.
  מארגן האירוע – האדם שקובע את הכללים של תכנית האירוע והתוכן.
  מפיק האירוע – האדם שאחראי על הוצאת התכנית לפועל, לעתים אחראי על מבצעים רבים שכל אחד נותן שירות אחר
באירוע. - מתאם בין הגופים השונים הנותנים שירותים באירוע כולל נושא גיוס הכספים.

     
  --------------------------------------------------------------------------------       
 

כתיבת תכנית האירוע בהתאם למטרות וליעדים שנקבעו:

א. מקום האירוע: שטח פתוח, שטח סגור (יש לקחת בחשבון את תקופת האירוע ותכנון מזג האוויר בתקופה זו).
ב. שעות האירוע
ג. חלוקת תפקידים של מארגני האירוע , ספקים, כשבראש בעלי התפקידים עומד המפיק, היזם-מארגן האירוע, בעלי השמחה, התורמים, בעלי הממון המתקצבים את האירוע.
הכנת תיק אירוע עם בעלי התפקידים
ד. קביעת תכנים- ע"פ אופי הקהל וצרכיו
ה. קביעת לו"ז
ו. קביעת תכנית תקציבית – וגיוס כספים במידת הצורך.
ז. לוגיסטיקה – מפרטים טכניים של הציודים השונים לביצוע התכניות השונות – לעתים נקבע אדם שאחראי על התחום הלוגיסטי/ תפעולי.
ח. בניית תכנית שיווקית/פרסום/מיצוב – מטרה: הבאת קהל היעד. איזה אוירה אני רוצה ליצור באירוע? איך אני רוצה שיתפסו את האירוע? 
ט. בטיחות האירוע – תחילה יש לקחת בחשבון את הרשיונות הנדרשים לביצוע האירוע. בהתאם לרשויות, המקום, מבצעי האירוע, ספקי משנה וכד' , הסדרי ביטחון, עזרה ראשונה, אישורי משטרה ומכבי אש במידת הצורך.
י. תיעוד האירוע – כל דרכי התקשורת הרלוונטיים לתיעוד: צילום, תקשורת, עיתונות, וכד'.
כ. בקרה ופיקוח
ל. הסקת מסקנות למטרת לימוד ושיפור לפעם הבאה.
 

     
 


הפקת אירוע : התהליכים

--------------------------------------------------------------------------------

     

הרציונל המרכזי
  פתיחת אירועי קיץ
  סיום שנת פעילות - טקסיות
  יציאה אל החופש הגדול 

     
  --------------------------------------------------------------------------------      

 




 

המטרות
  לכידות קהילתית
  מפגש חברתי בטבע / בחוץ
  מינוף הפירמה (רישום לחוגים, הכרות עם הארגון)
 
מיצוב הארגון - מחדש\ טוב יותר

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

היעדים
  מספרים גדולים של משתתפים/ות
  חיזור אחרי משתתפים שפרשו
  חיזוק הקשר עם הנאמנים 

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

בניית תיק אירוע

1. עץ מבנה לאירוע

2. תיק כח אדם להכנת האירוע (כולל סמכויות) 

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

תיק ישיבות / פגישות

זמנים 

מקומות

החלטות 

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

לוגיסטיקה         

  מה צריך

  מי דואג

  מאיפה לוקחים 

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

  ספקי תוכן

  הגדרת ציפיות
  סיורים מוקדמים בשטחי הפעילות
  מפרטים טכניים מצוינים

דוגמאות:
א. בימה - אורך, רוחב, גובה, גב במה, גובה מדרגות, רוחב.
ב. הגברה עפ"י צרכי האומנים. (במידה וקיימים שתי הגברות לדייק במיקום).

     
  --------------------------------------------------------------------------------      
 

תיק חוזים

הסכמים כתובים וחתומים הכוללים את הפרטים הבאים:
  תאור הזמנה
  מחיר
  תנאי תשלום
  זמני האירוע 

     
   -------------------------------------------------------------------------------      
 

תכנים

  פסטיבל צבעים: רקעים\מתחלפים
  פסטיבל מוסיקה: אומנים, כלי מוסיקה-
 
השתתפות קהל פסיבית\אקטיבית
 
פסטיבל שאנטי: אווירה, מוסיקה ואביזרים מתאימים
 
פסטיבל לונה פארק: דימוי לונה פארק עולמי בשטח הקהילה :
     - מתנפחים
     - מתקני לונה פארק
     - מתקני מים
     - דוכני מזון  

לכל שאלה אנחנו כאן! צרו קשר...

     
  --------------------------------------------------------------------------------      

Simply-Smart | בניית אתרים | קידום אתרים